优化签呈流转 强化管理特色
签呈，是我校建校以来，广泛使用的内部请示和公文流转手段，在规范学校内部管理、提高工作效率方面发挥了重要作用，是我校制度管理特色的重要表现形式。作为一名在升达工作近20年的财务人员，我每天都会经手数十份签呈，对其在学校管理中发挥的重要作用深有体会。进一步规范签呈流转，对签呈运转办理进行完善总结和优化提升，对学校强化育人特色、提升管理质量均具有重要促进作用。
一、 签呈的由来和历史
签呈，顾名思义，即签字后呈送，原是民国时期行用于机关系统内部、由属官呈于长官的非正规上行公文文种，它承袭了我国古代以长官个人名义具署官署公文的传统，必须由属官个人具名上呈，这也是其名称由来的根源，至今仍在我国台湾地区广泛使用。新中国成立前，中国共产党领导的抗日根据地、解放区政权也曾设置了签呈文种。新中国成立后，政务院将其更名为“签报”。签呈涉及的公文处理具有三个明显特征：
一是使用范围的内部性。签呈行文和使用的范围一般限制在某单位（系统）内部，可以是单位（系统）某一部门负责人呈于本单位（系统）领导；可以由下属呈于部门负责人；也可以由直属单位负责人呈于其所隶属的政府主管机关领导人。
二是具署签名的个人性。由于主要用于单位（系统）内部，签呈一般由具文（发起）部门（单位）负责人以个人名义签名上报，而不加盖部门（单位）公章。
三是处理方式的批返性。签呈的办理，不同于只需上级领导了解知晓相关信息的报告等其他类似公文，需要收文的上级领导给出明确批示和办理意见，然后退返具文（发起）部门遵照办理。退返的签呈原件须作为重要档案留存。
二、 我校签呈的统一规范和要求
我校依据请示事项的重要性、保密性和紧急程度不同，将签呈分为急签（红色卷宗封皮）、密签（黄色卷宗封皮）和普签（白色卷宗封皮）三类。急签要求务必确保签批和办理时效；密签要求具文（发起）部门（院系）在办理时做到人随签走、不能向无关人员泄露相关信息、并提示办理流程涉及的各个流程节点遵守保密要求；普签按流程正常流转，并在规定时限内按要求办结。签呈内容和具文格式如下：
（一） 主旨
1.标题。要简明扼要、言简意赅的说明发起部门（院系）要向上级请示的工作内容及目的。
2.内容：说明为什么要做该项工作，操作的起、止时间，工作开展地点，具体的方案和程序，所需人、财、物数量及额度，具体的费用预算与效果评估、需要会办的单位等。
3.呈文者：即呈文人，由签呈发起部门（院系）负责人个人签名（章）。
4.呈文部门：填写发起部门（院系）具体名称。
5.日期：填写发起呈送签呈的具体日期。
6.指定会办单位：由发起部门（院系）明确列出需会办的部门（院系）名称。
（二）会办单位意见
填写会办部门（院系）对于主办部门（院系）拟办理工作事项的明确意见，并由会办部门（院系）负责人签字（章）确认。
（三）批示
由学校领导对于请示的工作事项给出明确的处理意见。分管主办部门（院系）及会办部门（院系）的校领导批示，如在其职权范围内可直接明示是否同意；如超出其职权范围，应在自己的意见前加上“拟”字，继续报上一级领导裁示。
（四）归档保存
各单位签呈按自然年度依序登记编号，原件先由发起主办部门保存，每学期学年结束时（或按规定时间）移交档案室存档保管。主办部门（院系）可根据工作需要，将签呈（密签除外）复印，送会办部门（院系）及配合执行办理部门（院系）留档备案。
（五）执行办理
在有批复权限的校领导批示同意后，主办部门（院系）及会办部门（院系）方可正式进行所列请示事项办理。在对签呈有批复权限的领导签批同意前，任何人不得就请示事项做出承诺或提前办理对应的工作事项。
三、 签呈在我校的特色管理中发挥了重要作用
建校以来，我校按照创办人和董事长的指示，构建了一整套体系完备、制约得当、协同高效的管理制度,并能在日常管理中严格执行这些制度，形成了鲜明的管理特色。在我校推行制度管理过程中，签呈作为主要的管理工具和手段，发挥了不可替代的作用。
一是保证了决策的规范性和严谨性。重要工作事项依托签呈管理后，任何单位和个人在重大事项和重大决策面前均不能根据部门和个人主观意愿随意行事，均须履行规定的论证研究程序。这保证了重大决策均经历了科学严谨的论证，进退有据、处置得当，有利于完善学校内部控制，规范学校内部治理。
二是保证了决策的民主性和科学性。签呈涉及的工作事项从发起到执行办理，先后经历了主办部门（院系）、会办部门（院系）、主办部门（院系）分管领导、会办部门（院系）分管领导及其他有批复权限的更高级别校领导的研究和审示，相关部门及相关领导均从不同角度表达了各自的看法和态度，最终批复意见是综合考虑和充分权衡的结果，保证了最终决策的科学性和民主性。
三是有利于提高管理效率。对于不需要召开会议进行研究的非重大事项，通过签呈执行办理具有明显的效率优势。签呈请示工作事项的执行办理，以最终批复意见为主，这既体现了民主，又兼顾了集中，有利于提高管理效率，防止不同的部门和分管领导，单纯从局部和部门（院系）利益出发考虑问题、推诿扯皮，给出彼此不一致、甚至矛盾的办理意见，造成主办部门（院系）无所适从、无法推进工作。
四是保留了完整的管理档案。各个部门（院系）发起的签呈，形成了各部门重要工作记录，较为系统、完整的记录了各个部门的主要工作情况，汇编整理后，可以成为珍贵的史料。从全校角度看，这些签呈完整记录了学校各个历史时期的各项重要工作和重大事项办理的全过程，必将成为承载学校厚重发展历史的宝贵管理档案。
四、 进一步规范签呈流转和使用
党的十八届三中全会明确将推进国家治理体系和治理能力现代化作为全面深化改革的总目标，在刚刚结束的中央全面依法治国工作会议上，习近平总书记更为明确的指出，要坚持在法治轨道上推进国家治理体系和治理能力现代化。这对于中国的政治发展，乃至整个中国的社会主义现代化事业来说，具有重大而深远的理论意义和现实意义。在这样的背景下，进一步规范签呈的流转和使用，不仅对于我校强化制度管理特色、提高管理水平意义重大，而且也与推进国家治理体系和治理能力现代化的整体改革安排不谋而合。
（一）实施分类管理
为提供工作效率，对于10000元以下的单纯小额请购、请修项目，建议仍维持原有比较简便快捷的处理方式，直接用请购（修）单来履行规定审批手续。对于10000元以上的请购、请修项目或其他重大事项建议通过签呈来履行规定的审批决策手续，并将对应的签呈分为两类管理。第一类，是较为常规的工作项目，可以由相关部门和有批复权限的领导，直接批复后执行办理。第二类为更加重大、更加重要的事项，可经分管校领导签批同意后，提交会议进行集体研究，然后按会议研究决议办理。第二类签呈，根据工作事项的具体内容和重要程度，可以进一步细分为需提交校长办公会审议签呈、需提交党政联席会审议签呈和需提交董事会审议签呈三种。
（二）实行分级签批
为了提高签批效率，建议对请购（修）单和前述第一类签呈，根据请示内容重要程度及经费额度大小对发起部门（院系）主管、业务主管部门主管、分管领导、校长（党委书记）、执行董事和董事长分别设定不同的审批权限，实行分级签批。对应的签呈经发起部门发起并会签后，可直接提交有权审批人签批，这样可以减少中间环节，提高签批和办理效率。例如，诸如教师外出及校内培训、常规学术报告、一定额度的维修或采购（超过请购、请修标准，既常规又额度不大）等工作项目，可由分管校领导签批后直接办理。
（三）优化管理归档方式
随着办公自动化的普及，越来越多的签呈转为线上办理，电子化签呈的保存和归档相比纸质签呈更加容易和便捷。我们要充分利用电子化、信息化的便利条件，进一步优化签呈管理，让它更好服务于学校的日常管理。比如，可以分按部门设定不同的签呈号码序列，在不同部门（院系）的签呈数字号码前，加上不同的英文字母代号，以示区别；可以考虑在OA系统中预设签呈按部门（院系）自动编号的功能，利用系统自动生成对应的签呈号码。这样既能保证签呈号码准确、连续，也方便以后分类整理和归档。
（四）适时制定管理办法
对建校27年来签呈使用情况进行认真梳理和总结，制定《签呈流转办理管理办法》（以下简称《办法》），将我校签呈管理的经验规范化、制度化。《办法》可对签呈内容要求、业务类型、重要程度、签批流程、签批时限等做出明确具体的要求，对签呈的分类管理、分级签批等相关事项做出明确规定，对违规流转签呈的行为制定罚则。
张延霞
2020年12月3日